Como definir tarefas para o MS Project

O treinamento é um passo importante para aprender a utilizar o Microsoft Project. É uma parte complicada de software que é muito poderoso, mas pode ser frustrante para o novo usuário. Instrutor de cursos conduzidos permitir que os usuários obter acostumado com o software muito mais rapidamente do que o auto-estudo vontade.

No entanto cursos de formação MS Project ensina os alunos o uso do software e não como planejar projetos. Tapa na arbitrária e irreal simples horários torna o Projeto uma forma eficaz de controlar a queda da empresa.

Vamos começar com o básico: definição de tarefas adequada. Todos os projetos de quebrar a tarefas individuais atribuídos a pessoas individuais e se as tarefas não são bem caracterizado o plano está fadado ao fracasso.

Pense em horas não em semanas

Um dos erros mais comuns planejadores de novos projetos fazem é definir as tarefas muito ampla. Se o plano tem uma tarefa, tais como "documentação Escrever - 2 meses", então não há nenhuma maneira que a tarefa será concluída a tempo.

Quando um planejador cria uma tarefa tão grande, então nenhum pensamento tem sido dada aos passos individuais a tarefa compreende o que significa que vários passos são, inevitavelmente, vai ficar de fora. Isto leva a um trabalho adicional como elementos esquecidos são retro-equipada em um produto acabado ou quase terminado.

Grandes tarefas também são difíceis de controlar. Quando a tarefa de documentação inevitavelmente vai até tarde, o gerente provavelmente não tem nenhuma idéia do que é o problema, o que pode ser feito para acelerar as coisas, ou quando a data de conclusão real é que vai ser.

Em vez disso, cada tarefa deve ser dividida em pequenos passos medidos em horas - não mais de 16 horas ou dois dias úteis cada.

Isso obriga o planejador a pensar sobre o que realmente está envolvido em algo como escrever documentação. Não só a escrita, mas a investigação, formatação, criação de diagramas, indexação, revisão, e uma série de outras características estão agora definidos permitindo uma estimativa mais realista de quanto tempo o projeto vai realmente tomar.

O trabalhador, não o gerente, a conclusão da tarefa Estimativas

Quando os gerentes de impor prazos de tarefas arbitrárias em sua equipe, o plano do projeto poderia muito bem ser executado através do triturador. Os funcionários são o melhor juiz do que eles são capazes de fazer. Um gestor pode pensar que a elaboração dos planos de design de widgets leva apenas 4 horas; designer real sabe que 4 horas de desenho significa outra 2 de edição e mudanças e uma de outras atividades auxiliares para que o projeto realmente vai levar 7 horas.

Se um projeto que vai levar 7 horas depois agendar 4 leva a perda de prazos, funcionários insatisfeitos e gerentes de projetos mal-humorados.

MS Formação projeto é apenas o primeiro passo

É uma longa jornada para se tornar verdadeiramente proficiente com MS Project. O treinamento é uma grande ajuda, mas não substitui a experiência e técnicas de gestão adequadas projeto. Quando combinado com o senso comum, torna-se uma ferramenta poderosa para qualquer negócio....